La mise en place de CIRRUS n’a pas pour effet de modifier les processus actuels d’accès aux données et d’autorisation des projets. CIRRUS se veut un outil supplémentaire lié aux priorités du Plan Santé du MSSS afin de faciliter l’accès aux données pour fin de gestion, de recherche, d’innovation et pour les usagers.
Les données rendues accessibles par CIRRUS proviennent des données clinico-administratives des systèmes d’information de l’Institut. Les données rendues accessibles pourraient inclure des données recueillies à des fins de recherches. La durée de conservation de ces données est indiquée dans le cadre de gouvernance de CIRRUS. La valorisation des données suit, mais ne se limite pas à celles-ci, les voies de l’utilisation à des fins d’analyse de qualité-performance, de l’utilisation pour des tableaux de bord, à des fins de surveillance et à l’utilisation secondaire à des fins de recherches. Les utilisateurs éligibles à l’accès sont, mais ne se limitent pas à ceux-ci, les membres de l’Institut, les chercheurs académiques (liés ou non à l’Institut), les membres de l’industrie et tous les autres demandeurs d’accès via le CAI.
Processus d’accès général et simplifié
Cheminement des demandes d’accès
Le cheminement des demandes d’accès est illustré à gauche. L’accès à des fins d’évaluation, de qualité, de performance, d’enseignement ou d’amélioration des modes d’intervention en santé ne nécessite pas d’Entente de service, contrairement aux demandes issues du secteur de la recherche qui nécessiteront une Entente de service.
Préparation de la demande d’accès aux données
Vous trouverez les informations importantes pour la préparation de votre demande d’accès aux données.
Catalogue de données CIRRUS
CIRRUS mettra à disposition des chercheuses et chercheurs un catalogue exhaustif des données.
Type d’utilisation des données
Plusieurs scénarios d’utilisation de données sont possibles au sein de CIRRUS, tant pour la recherche et la gestion organisationnelle.
Trousse d’outils pour les chercheurs
CIRRUS fournira une trousse à outils pour guider les chercheuses et les chercheurs dans la préparation de leur demande d’accès aux données.
Processus d’accès aux données
Vous retrouverez les informations importantes concernant le processus d’accès aux données.
Comité d’accès
Description du comité d’accès de CIRRUS.
Évaluation de la demande
Description de l’évalution de la demande par le comité d’accès.
Évaluation des coûts
Description de l’évaluation des coûts de la demande d’accès.
Documentation complémentaire
Au cours du processus d’accès aux données, des documents ou des informations supplémentaires pourraient être demandés par CIRRUS à la suite d’une demande de modification initiée par le réquérant. Il peut s’agir par exemple de l’ajout d’un nouveau membre à l’équipe de recherche ou bien d’une entente nouvelle entre l’équipe et une autre institution dans le cadre du projet de recherche. Dans tous les cas, la documentation complémentaire devrait toujours être communiquée via le canal de communication dédié de l’espace projet, soit le portail CIRRUS. Et elle ne peut émaner unilatéralement de CIRRUS lui-même; il s’agit d’une réponse à une nouvelle demande de l’équipe de recherche
Dépôt et suivi de la demande d’accès aux données
Le portail CIRRUS utilise la plateforme JIRA pour le dépôt de demande d’accès aux données institutionnelles. Ce portail permet de créer la demande et d’en suivre le processus une fois l’utilisateur inscrit.
Le portail offrira une section FAQs.
Avec cet outil, CIRRUS sera en mesure d’automatiser le processus de dépôt et de suivi en plus de pouvoir faciliter la reddition de compte sur les demandes reçues aux autorités.
Portail CIRRUS
Ce portail permet de créer la demande et d’en suivre le processus une fois l’utilisateur inscrit
Communications avec CIRRUS
CIRRUS sera accessible par une adresse courriel centralisée.
La plateforme de dépôt de demandes d’accès permet les communications internes au service.
Ces communications seront directement liées au projet et à la personne attitrée au suivi de la demande.
Traçabilité et reproductibilité
L’équipe CIRRUS est responsable de créer et de constituer des ensembles de données prêts à l’emploi pour les requérants.
Accès aux données après l’autorisation
CIRRUS fournira toutes les informations relatives aux modalités d’accès aux données en amont de la demande. Ces informations seront aussi disponibles sur le portail CIRRUS.
Les ensembles de données sont livrés aux requérants via des espaces sécurisés à accès contrôlé. Dans certains cas, ce sont des pipelines d’alimentation en données qui sont livrés.
Seul le demandeur ou une personne mandatée par celui-ci pourra accéder à l’espace sécurisé pour accéder aux ensembles de données.
Les contraintes d’accès reliées soit au statut de la chercheuse ou du chercheur, ou de son personnel de recherche, soit au type de son institution d’affiliation seront indiquées dans les modalités d’accès aux données et l’information sera rendue disponible sur le Portail CIRRUS.
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